BI software implementatie

Voorbereiding

Voor een vlotte en probleemloze implementatie is een goede voorbereiding essentieel. Een mislukte BI implementatie of een die moeizaam verloopt, is meestal slecht voorbereid. Daarom heeft het ICT informatiecentrum in de boeken, whitepapers en BI box niet alleen aandacht voor de selectie van het juiste business intelligence systeem, maar ook voor de implementatie van BI, zowel technisch als organisatorisch.

Waarom mislukken BI implementaties?

Bedrijven die het nut inzien van business intelligence, investeren soms jaren achtereen in kennis daarover. Toch hebben veel ondernemingen moeite om BI in al zijn facetten succesvol in hun bedrijfsvoering door te voeren. Ze vinden het bijvoorbeeld moeilijk om personeel volledig bij een BI implementatie te betrekken of maken de denkfout dat BI software niet veel meer is dan een uitgebreide versie van Excel. Vooral de niet-technische kanten van de implementatie, zoals datakwaliteit, financiering en procesvoering, zijn riskant. ICT onderzoeksbureau Gartner inventariseerde acht aandachtspunten bij het implementeren van business intelligence software.

Bedrijfsgegevens centraal stellen

Een veel voorkomende fout is dat ondernemingen bij een BI implementatie teveel ‘technisch’ denken en uitsluitend denken vanuit het onderdeel ‘data-analyse’. Soms zelfs is het aantal medewerkers die betrokken zijn bij de bouw van een data warehouse – een cruciaal onderdeel van een BI implementatie – groter dan het aantal collega’s die zo’n datawarehouse feitelijk gaan gebruiken. Een projectteam dat een succesvolle BI implementatie doorvoert, moet naast technici ook bestaan uit leden die de meer bedrijfsmatige kant van de implementatie aanvoelen. Deskundigen adviseren een ‘competence center’, dat BI heel ‘bedrijfsbreed’ kan invoeren. In zo’n stuurgroep zijn zowel zakelijke, technische als communicatieve vaardigheden vertegenwoordigd, allemaal nodig voor een succesvolle toepassing van BI.

Afscheid nemen van Excel

Een ander probleem is dat ondernemingen vast kunnen zitten in een Excel cultuur. Medewerkers zijn gewend te werken met gegevens die afkomstig zijn uit de interne systemen van hun eigen afdeling. Dergelijke gegevens zitten in databases en worden gebruikt voor eigen doeleinden, zonder dat informatie met andere afdelingen in een organisatie wordt gedeeld. Het gevolg is dat in een bedrijf verschillende ‘waarheden’ ontstaan. Dat geeft onduidelijkheid over hoe een onderneming ervoor staat en het geeft problemen met de beveiliging van vaak slecht beheerde gegevens die ‘lokaal’ worden opgeslagen bij individuele werknemers.

Kwaliteit van data verbeteren

Vaak is de kwaliteit van data onvoldoende. BI software kan gegevens op allerlei manieren koppelen en analyseren, maar als de gegevens zelf niet goed zijn, levert dat weinig rendement op. Medewerkers blijken in de praktijk weinig gebruik te maken van BI applicaties, als de data waarmee die software werkt foutief, onvolledig, irrelevant of zelfs omstreden zijn. De oplossing kan zijn dat een BI systeem nieuwe data automatisch controleert en verkeerde gegevens uit een datawarehouse weert.

Niet vastzitten aan een leverancier

Veel ondernemingen kiezen ervoor een BI platform in te kopen bij een leverancier die in de betreffende organisatie al eerder (andere) applicaties heeft geïmplementeerd. Het idee is dat zoiets de ‘total cost of ownership’ omlaag brengt, maar dat is niet altijd zo. Soms sluit een BI pakket van een andere leverancier juist beter aan bij de wensen en eisen van een organisatie dan de oplossing van een bekende partij. Staar u niet blind op de BI producten van een softwareleverancier bij wie al langer wordt afgenomen. Kiezen voor de oplossing van een ‘vertrouwde’ partij uit angst voor integratieproblemen, is niet nodig. Talloze succesvolle BI implementaties betreffen die door ‘nieuwe’ leveranciers.



BI oplossing kiezen?

Dit is belangrijk!



Veranderingen omarmen

Een nieuw en modern BI systeem brengt voordelen met zich mee, maar altijd ook één nadeel: de onderneming moet breken met vertrouwde processen. Bedrijven en vooral individuele medewerkers zijn vaak bang om te veranderen. Ondernemingen houden liever vast aan de analyses zoals ze die sinds jaar en dag uitvoeren. Volgens deskundigen is het daarom belangrijk dat na een BI implementatie veel wordt geëvalueerd. Pas na een jaar zien veel gebruikers de voordelen van BI software en zijn verbeteringen zichtbaar in bedrijfsprocessen. Dat komt doordat medewerkers aan nieuwe software en werkwijzen moeten wennen. Dat kost tijd.

Niet alles uitbesteden

Bedrijven zijn zich meestal bewust van problemen die tijdens de implementatie van een BI systeem kunnen ontstaan. Om problemen voor te zijn, wordt dikwijls gekozen voor het uitbesteden van het hele project aan externen. Het gevaar is dat een weinig flexibel en ronduit slecht ontworpen systeem ontstaat, omdat te weinig rekening wordt gehouden met de specifieke omstandigheden in het bedrijf en unieke bedrijfsprocessen. Besteed niet alles uit, maar zorg er ook voor dat er voldoende taken van de BI implementatie intern worden uitgevoerd.

Dezelfde taal spreken

Business intelligence software heeft een belangrijk doel: een goed zicht op alles wat de organisatie aangaat en wat belangrijk is voor de bedrijfsvoering. Daarvoor is het noodzakelijk dat binnen de organisatie sluitende definities bestaan van begrippen als ‘omzet’ en ‘winst’. Er zijn ondernemingen die BI applicaties bouwen op basis van niet-eenduidige definities. Dat levert problemen op. U moet uitgaan van gestandaardiseerde basisdefinities en prestatie-indicatoren (KPI’s). Pas als die er zijn, kan een succesvolle BI implementatie gerealiseerd worden.

Strategie bepalen

Belangrijk is dat de BI strategie vaststaat. Een gebrek aan strategie of een strategie die onvoldoende is uitgewerkt, is een veelvoorkomende valkuil bij een BI implementatie. Een team binnen de organisatie moet een strategie vastleggen in een centraal document en erover waakt dat aan die strategie wordt vastgehouden. Dat draagt in grote mate bij aan een succesvolle implementatie.

BI project starten? Lees deze adviezen!